Digitales Gedenkarchiv

AUFTRAG & KUNDENBRIEFING

Das Andenken gewöhnlicher Leben bewahren, nicht nur das öffentlicher Personen

Die Organisation besteht, um die Biografien Verstorbener zu sammeln und zu bewahren, damit sie Teil der menschlichen Erinnerung bleiben. Die frühere, von einer kleinen Gruppe von Content-Erstellern betriebene Website hatte sich zunehmend bekannten öffentlichen Persönlichkeiten zugewandt. Der Relaunch war die Gelegenheit, zum eigentlichen Gründungszweck zurückzukehren: jedem die Möglichkeit zu geben, die Geschichte eines geliebten Menschen einzureichen und zu bewahren.

Auch der technische Anlass war real. Die Seite lief auf der kostenlosen Version von Elementor, einem zunehmend instabilen Fundament, da sich WordPress von Page-Buildern entfernt. Ein Neuaufbau stand so oder so bevor. Die Frage war, ob man die alte Struktur nur flickt oder den Moment nutzt, um rund um die eigentliche Mission der Organisation neu aufzubauen.

Worüber sich der Kunde Sorgen machte

• Ein technisches Fundament ohne Zukunft (Instabilität der kostenlosen / kostenpflichtigen Elementor-Version)
• Ein Archiv, das weiterhin von Content-Erstellern geprägt wird, nicht von der Öffentlichkeit, der es eigentlich dienen soll
• Kein Moderationsmodell für ein derart sensibles Thema, sobald jeder etwas einreichen kann
• Kein Weg zu künftiger Finanzierung, ohne die Würde des Archivs zu gefährden

Was wir zu bauen beschlossen

• Ein vollständiger Neuaufbau auf Twenty Twenty-Five, keine Reparatur der alten Elementor-Struktur
• Benutzerkonten und selbstständige Nachrufeinreichung als Kernfunktion, nicht als Zusatz
• Ein von Anfang an mitgedachter Moderationsworkflow, noch bevor öffentliche Einreichungen existieren
• Partnerschaften und Monetarisierung bewusst auf die Zeit nach dem Launch verschoben

STAKEHOLDERANALYSE

Wem der Relaunch gerecht werden muss

Kleines Team, aber keine einfache Stakeholder-Landschaft. Die Menschen mit dem größten Interesse am Ergebnis wollen nicht alle dasselbe, und die bestehenden Content-Ersteller sind sich uneinig darüber, wie mit ihrer bisherigen Arbeit umgegangen werden soll.

RISIKOPORTFOLIO

Neun Risiken, dargestellt nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung. Das Muster ist aufschlussreich: Fast alles mit realen Konsequenzen liegt in der oberen Hälfte des Diagramms. Dieses Projekt kann voranschreiten, solange das aktuelle Kernteam engagiert bleibt, hat aber wenig Puffer, falls das nicht so bleibt.

Legende

1. Verfügbarkeit der Freiwilligen sinkt, da der Hauptjob Vorrang hat
2. Scope-Creep, z. B. kostenpflichtiger Nachrufservice, frühe Werbefunktionen
3. WCAG-AA-Anforderungen nicht vollständig erfüllt, Nacharbeit nötig
4. Moderationssystem versagt, unangemessene Inhalte gehen online
5. DSGVO-Lücken bei Benutzerkonten und sensiblen persönlichen Inhalten
6. Zentrales technisches Wissen bei nur einer Person gebündelt
7. Speicher- und Hostingkosten steigen mit zunehmenden Uploads, kein Budget dafür vorhanden
8. Forum-Integration stört die bestehende Community-Erfahrung
9. Alte und neue Website driften während der Übergangsphase auseinander, was zu Verwirrung führt

Offene Entscheidung, keine gelöste: Ob die bestehenden, auf Prominente fokussierten Biografien migriert werden sollen und wer das übernehmen würde, ist als ungelöstes Risiko dokumentiert statt als einseitig vom IT-Team getroffene Entscheidung. Die Content-Ersteller sind sich uneinig, ob ihre bisherige Arbeit beibehalten oder zurückgezogen werden soll. Der Plan setzt eine Entscheidungsfrist nach dem Launch und behandelt dies als gemeinsame Governance-Entscheidung von Gründer:in und Content-Erstellern.

SWOT-ANALYSE

Widerstandsfähig im Geiste, fragil in der Praxis

Die Stärken des Teams sind real: eine bedeutungsvolle Mission, eine bestehende Content-Basis, praktisches technisches Können. Doch sie stehen auf einem Fundament ohne Budget und mit nur einem technischen Single Point of Failure. Das Projekt kann voranschreiten, solange das aktuelle Kernteam engagiert bleibt, hat aber wenig Spielraum, sollte jemand aussteigen.

MEILENSTEINE

Zwölf Meilensteine, ein Ablagesystem

XMind

Dieselben Meilensteine ziehen sich durch den Projektstrukturplan, den Projektphasenplan (siehe nächster Abschnitt) und das Dateiregister des Projekts, sodass sich jedes Ergebnis bis zu seiner Stelle im Plan zurückverfolgen lässt.

Projektmeilensteine

PROJEKTSTRUKTURPLAN

Sechzehn Monate, Phase für Phase

Ausgelegt auf ehrenamtliches Tempo: 4 bis 6 Stunden pro Woche und Person, mit einem flexiblen statt einem festen Enddatum, das das Team realistisch nicht halten könnte.

Gantt Projekt

BUDGET & FINANZEN

Die Null ist der Punkt

Keine Budgetzeile bedeutet hier nicht, dass ein Finanzierungsantrag unbeantwortet blieb. Sie bedeutet, dass das Team den gesamten Relaunch, von der Theme-Migration bis zur Barrierefreiheit, bewusst an dem ausgerichtet hat, was ehrenamtliche Stunden realistisch leisten können, und die Hostingkosten des Gründers/der Gründerin außerhalb des eigentlichen Projektumfangs gehalten hat.

*Nur zur Veranschaulichung. Nicht bezahlt, in Rechnung gestellt oder budgetiert; dargestellt, um den tatsächlichen Umfang des Projekts gegenüber einer 0-€-Kassenlinie sichtbar zu machen.

ROLLEN

Drei Rollen, Arbeitspakete um jede herum aufgebaut

Arbeitspakete sind danach ausgerichtet, wer die Arbeit ausführt, nicht nur danach, was zu tun ist, näher an einer Stellenbeschreibung als an einer Checkliste.

REFLEXION

Was mich die Planung dieses Projekts gelehrt hat

Ein Projekt ohne Budget zu planen ist nicht dasselbe wie ein Projekt ohne Einschränkungen zu planen. Das Fehlen von Geld wurde zur Einschränkung, die der gesamte Plan lösen musste: realistischer Umfang, ehrliche Zeitschätzungen und die Bereitschaft, manche Entscheidungen offen zu lassen, statt eine Lösung zu erzwingen, bevor das Team dazu bereit war.

Die Frage der Inhaltsmigration bleibt bewusst ungelöst. Sie als eine gemeinsame Entscheidung von Gründer:in und Content-Erstellern zu behandeln, war ehrlicher, als wenn das IT-Team sie allein getroffen hätte.

Die deutlichste Lehre betraf Abhängigkeit. Ein einzelner Single Point of Failure, der auf den Schultern einer Person lastet, lässt sich leicht als Risiko notieren und ist ungleich schwerer tatsächlich zu reduzieren. Das hat geprägt, wie ich über Dokumentation, Übergabe und darüber denke, was „fertig“ für ein ehrenamtlich betriebenes System bedeutet, das über jeden einzelnen Mitwirkenden hinaus Bestand haben muss.